Vie associative - Vos questions

Vie associative - Vos questions
Publié le 24 avril 2020
Mis à jour le lundi 11 mai 2020

Vos questions, les réponses des services de la Ville
Restons en lien
  • Accueil, écoute, et information
    Notre service et des experts du monde associatif restent à votre écoute, vous informent et vous orientent au 05 56 10 34 07 ou en envoyant un mail à labb@mairie-bordeaux.fr.
    En fonction de votre besoin, vous pourrez être orienté vers la permanence gratuite assurée par le Réseau Régional des Maisons des Associations.
  • Formations en visioconférence
    Vous pouvez vous inscrire en ligne, aux formations gratuites proposées par la Ville et bénéficier ainsi d'échanges de pratiques, d'études de cas autour des sujets liés à la gestion de votre association durant cette crise sanitaire.
    Groupe limité à 25 personnes, dont 2 par association.
  • Ateliers en visioconférence
    Vous pouvez vous inscrire en ligne aux ateliers gratuits du LABB qui proposent des outils pratiques.
    Groupe limité à 20 personnes, dont 2 par association.
Des ressources pour mon association
Comment puis-je rester informé de l'actualité associative bordelaise ?
Pour suivre l'actualité des initiatives du LABB et de la vie associative à Bordeaux, rendez-vous sur la page Facebook du LABB et sur bordeaux.fr.

Les salles municipales, les LABB, lieux ressources des associations, ré-ouvriront-ils dès le 11 mai ?
Nous ne pouvons malheureusement pas, à ce jour, vous indiquer les dates et modalités d'organisation pratique de réouverture de nos LABB, comme des salles municipales.
Ces lieux, recevant du public, restent fermés jusqu'à nouvel ordre.
Tous les services de la Ville travaillent sur des  perspectives et scénarii de reprise de leurs activités. Nous reviendrons vers vous dés que nous aurons des informations plus précises.

Mon association a réservé une salle municipale entre le 16 mars et le 15 juillet, celle-ci est donc annulée. Puis-je reporter ma réservation ?
Nous ne pouvons malheureusement pas, à ce jour, vous indiquer à quelle date peut être envisagée la réouverture de nos salles municipales et dans quelles conditions, sachant que les lieux recevant du public restent fermés jusqu'à nouvel ordre.
Pour faire une demande de report de réservation, merci d'adresser un mail à resa@mairie-bordeaux.fr ou de faire une nouvelle demande de réservation en ligne, sur le site bordeaux.fr.
Tous les services de la ville travaillent sur des perspectives et scenarii de reprise. Nous reviendrons vers vous dès que nous aurons des informations plus précises.
Des outils de communication
Quels sont les outils de communication que la Ville peut mettre au service de mon association durant cette période?
La Ville de Bordeaux vous accompagne et met à disposition des outils de communication pour valoriser toutes les énergies associatives ! Plus d'infos

Votre association est en sommeil et vous travaillez à la reprise. Votre association est active, dans le respect des gestes barrières,  et vous recherchez des bénévoles. Vous souhaitez partager vos actions et vos projets. Vous voulez venir en aide et apporter votre soutien durant cette période particulière.
  • Les réseaux sociaux
    L'actualité de votre association peut être relayée sur les murs ouverts des pages Facebook Bordeaux ma Ville, LABB, Bordeaux culture, mais aussi sur le compte twitter @bordeaux.
  • La plateforme jeparticipe.bordeaux.fr
    Un onglet "spécial entraide COVID-19" est en ligne depuis le 14 mars et propose en 2 clics de mettre en relation des offres de services et des besoins exprimés par nos concitoyens.
    La plateforme www.jeparticipe.bordeaux.fr continue de fonctionner pour vous permettre de recruter de nouveaux bénévoles, de mettre à disposition du matériel ou de partager des locaux
  • Bordeaux assos, l'annuaire numérique et géolocalisé des associations bordelaises
    Outil numérique permettant de mettre en valeur les activités des associations et en direction du grand public, l'annuaire Bordeaux Assos répertorie toutes les activités de plus de 900 associations bordelaises. Connectez-vous sur www.assos.bordeaux.fr pour trouver une activité, une aide ou y inscrire votre association.
Covid 19 : gestion de mon association
Comment tenir le Conseil d'administration et l'Assemblée générale de mon association ?
  Habituellement, vos instances se réunissent en présentiel. Les textes des statuts sont rédigés dans cet esprit de réunion physique. Mais aujourd'hui il est possible, avec les nouvelles techniques de communications électroniques, de se réunir de façon dématérialisée. On parle alors d'assemblées générales en ligne (avec consultation écrite), de votes à distance (votes électroniques), de visioconférences ou encore de procédés de signature électronique. 

Chaque année, la période entre les mois d'avril et de juin est un moment riche dans le fonctionnement et la vie statutaire des associations.

C'est la période où :
  • Les organes d'administration de l'association procèdent à l'arrêté des comptes à soumettre au vote des assemblées générales,
  • Les dirigeants de la structure présentent en assemblée générale leur rapport de gestion et d'activité de l'association,
  • Ils remettent le cas échéant leur mandat en jeu dans le cadre des élections,
Des projets importants doivent être soumis à approbation…
Oui mais… cette année, cette période si importante dans la vie statutaire de votre association ne pourra pas se dérouler comme d'habitude !

Certains s'interrogent notamment sur la possibilité de pouvoir réunir leur AG avant le 30 juin 2020, dans le contexte de la crise sanitaire actuelle.
Si vous souhaitez faire délibérer vos instances statutaires de façon dématérialisée et que ce n'est pas prévu par vos statuts, alors vous entrez dans le champ des mesures exceptionnelles des ordonnances du 25 mars 2020. Les délibérations seront valables car la loi rend inopérantes les dispositions des statuts.
 
Le Gouvernement a adopté le 25 mars 2020, deux ordonnances sur ces sujets qui donnent des règles temporaires soit :
La Loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19 a prévu dans son article 11 la possibilité pour le Gouvernement de prendre des mesures par ordonnance.
Ainsi, l'Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020  (*) rend régulière la tenue des conseils d'administration et assemblées générales à distance sous réserve des moyens techniques utilisés.
L'Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 (**) laisse un délai de 3 mois supplémentaires soit jusqu'au 30 septembre 2020 pour réaliser les obligations relatives à l'établissement et l'approbation des comptes.

Comment garder le lien avec les membres de mon association ?
Pour poursuivre l'action de votre association et maintenir le lien entre vos membres, une adaptation et une évolution de vos pratiques sont devenues nécessaires. Outre les e-mails, le numérique offre aujourd'hui différents outils qui permettent cette continuité :
  • Organiser une conférence téléphonique
    La conférence téléphonique permet d'appeler plusieurs personnes en même temps. Les participants appellent un numéro de téléphone prédéterminé qui les intègre à l'appel. Un code peut parfois être demandé, l'organisateur de la conférence téléphonique devra alors le transmettre en amont aux participants. Pour organiser une conférence téléphonique, il existe plusieurs outils dont certains sont gratuits : Confecall, Powownow, OVH…
  • Organiser une vidéo conférence
    La vidéo conférence permet de voir et d'échanger avec son équipe via un ordinateur, ce qui suppose une bonne connexion Internet ainsi qu'une caméra et un micro. Les logiciels de vidéo conférence proposent plusieurs fonctionnalités comme le partage de son écran, ou « lever la main » qui peut être utile pour assurer le fonctionnement démocratique de votre association. Il existe plusieurs outils pour organiser une vidéo conférence comme Teams, Zoom, Skype, WhatsApp…
  • Travailler sur une plate-forme collaborative
    Une plate-forme collaborative est un espace de travail virtuel qui concentre des documents et fichiers partagés qui peuvent être lus et modifiés par plusieurs personnes. Cet outil optimise les échanges et le travail en équipe, et ce même à distance. Quelques exemples de plateformes collaboratives : Google Drive, Slack, Acollab…. 

Mon association est employeuse, quels dispositifs sont mis à disposition ?
La situation que nous vivons actuellement a contraint les associations employeuses à cesser totalement ou en partie leur activité. Lorsque le télétravail est impossible, les mesures exceptionnelles du Gouvernement permettent aux associations employeuses, au même titre qu'aux entreprises, de maintenir l'emploi par le biais du chômage partiel et son système d'indemnisation.
Le dispositif du chômage partiel est régi par l'article L 5122-1 du code du travail. Pour en bénéficier, l'association devra faire une demande en ligne auprès de la Direccte de sa région. Pour contacter la Direccte de la Nouvelle Aquitaine : na.gestion-crise@direccte.gouv.fr / 05 56 99 96 50

Pour plus d'informations sur la mise en oeuvre du chômage partiel, vous pouvez consulter le site du Ministère du Travail.
Découvrez aussi les autres mesures qui s'appliquent aux associations employeuses.


Comment faire un don aux associations qui oeuvrent auprès des personnes les plus vulnérables ?
La Ville de Bordeaux a lancé une collecte pour aider les Bordelais les plus fragiles. Vos dons collectés sur le Fonds d'urgence COVID Bordeaux KissKissBankBank seront versés à des associations pour financer des aides de première nécessité (alimentation et hygiène).

En parallèle,  la Ville accompagne l'initiative de Bordeaux Mécènes Solidaires, "Soutiens aux associations locales face au Covid-19" via helloasso

La plateforme jeparticipe.bordeaux.fr propose également un espace « le coin du partage » vous permettant de faire un don de matériel, de mettre à disposition vos locaux…
Déposez ici vos demandes et offres auprès des habitants et associations bordelaises ou collectifs.
Financement
Mon association peut-elle déposer un dossier de demande de subvention auprès de la Ville ?
La Campagne de subventions 2021 est maintenue. Les dossiers de demande de subvention sont en ligne : à télécharger, à remplir soigneusement et à renvoyer via un formulaire avant le 3 juillet.

Mon association est en difficulté financière peut-elle bénéficier d'une aide exceptionnelle ?
La Ville de Bordeaux dégage un Fonds de soutien exceptionnel aux associations, doté de 1 million d'euros, qui s'adresse en priorité aux associations partenaires de la Ville qui seront fortement impactées par la crise sanitaire du Covid-19. Plus d'infos sur bordeaux.fr

Autres soutiens possibles :
Quelles mesures ont été prises par l'Etat pour soutenir mon association ?
Plus d'information sur associations.gouv.fr
L'une des conséquences majeures de la crise du Covid-19 est la cessation d'activité d'un grand nombre d'associations contraintes de reporter leurs projets. En ce sens, le Gouvernement a mis en place un dispositif d'aides aux associations :
  • Report du dépôt des comptes rendus financiers 2019 pour le FDVA au 14 septembre 2020 à 23h59 ;
  • Le maintien du soutien des associations bénéficiaires des postes FONJEP pendant la crise du COVID-19 ;
  • Report de la clôture de l'appel à projets JEP au 2 juin 2020. Plus d'informations sur les autres subventions et partenariats ici.
     
Puis-je créer mon association en temps de crise ?
Pensez à spécifier dans vos statuts la dématérialisation de vos instances ! Comment tenir le CA et l'AG 2020 de votre association" ? 
En raison des circonstances actuelles, il vous est conseillé d'utiliser le service "Création d'une association (e-création)" uniquement si la démarche est urgente. Sachez par ailleurs, que si vous faites la demande, le délai de traitement sera certainement plus long qu'habituellement.

Pour rappel le contenu d'une déclaration initiale d'une association sur le site service-public.fr

Pensez à spécifier dans vos statuts la dématérialisation de vos instances ! Rendez-vousdv à la rubrique "COVID 19 : Comment tenir le CA et l'AG 2020 de votre association" ?

Vous ne trouvez pas votre réponse ?

J'ai une question qui ne figure pas dans cette liste : qui dois-je contacter ?
Vous pouvez contacter le service Vie associative au 05 56 10 34 07 ou envoyer un message à labb@mairie-bordeaux.fr
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
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