Habituellement, vos instances se réunissent en présentiel. Les textes des statuts sont rédigés dans cet esprit de réunion physique. Mais aujourd'hui il est possible, avec les nouvelles techniques de communications électroniques, de se réunir de façon dématérialisée. On parle alors d'assemblées générales en ligne (avec consultation écrite), de votes à distance (votes électroniques), de visioconférences ou encore de procédés de signature électronique.
Chaque année, la période entre les mois d'avril et de juin est un moment riche dans le fonctionnement et la vie statutaire des associations.
C'est la période où :
- Les organes d'administration de l'association procèdent à l'arrêté des comptes à soumettre au vote des assemblées générales,
- Les dirigeants de la structure présentent en assemblée générale leur rapport de gestion et d'activité de l'association,
- Ils remettent le cas échéant leur mandat en jeu dans le cadre des élections,
Si vous souhaitez faire délibérer vos instances statutaires de façon dématérialisée et que ce n'est pas prévu par vos statuts, alors vous entrez dans le champ des mesures exceptionnelles des ordonnances du 25 mars 2020. Les délibérations seront valables car la loi rend inopérantes les dispositions des statuts.
Le Gouvernement a adopté le 25 mars 2020, deux ordonnances sur ces sujets qui donnent des règles temporaires soit :
La Loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19 a prévu dans son article 11 la possibilité pour le Gouvernement de prendre des mesures par ordonnance.
Ainsi,
l'Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 rend régulière la tenue des conseils d'administration et assemblées générales à distance sous réserve des moyens techniques utilisés.
L'Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 laisse un délai de 3 mois supplémentaires soit jusqu'au 30 septembre 2020 pour réaliser les obligations relatives à l'établissement et l'approbation des comptes.
L'application de l'ordonnance n° 2020-321 et du décret n° 2020-418, qui devait initialement prendre fin le 31 juillet 2020, a été prolongée jusqu'au 30 novembre 2020 par le décret
n° 2020-925 du 29 juillet 2020 prorogeant la durée d'application de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020.
Au regard du contexte actuel, l'ensemble des délais pour approuver les comptes, le rapport financier ou convoquer l'Assemblée Générale pour approuver ces documents sont prorogés jusqu'au 30 novembre.
Cette disposition est détaillée dans l'ordonnance portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes.
Cette mesure est applicable si ces délais étaient préalablement imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d'une association.
Elle ne s'applique pas si le commissaire aux comptes avait d'ores et déjà émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 car l'ensemble de la procédure était en oeuvre pour approuver les comptes.
Pour plus d'informations sur
associations.gouv.fr. Les subventions aux associations en cas de crise : une circulaire pour clarifier
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