Vos questions sur la Vie associative

5 jours sur 7 le LABB de l'Athénée met à votre disposition des services et conseils de spécialistes du milieu associatif pour apporter des réponses concrètes à vos questions. Prenez rendez-vous au 05 56 10 34 31 ou par mail à labb@mairie-bordeaux.fr
Réservations de salles municipales : res.salles@mairie-bordeaux.fr / 05 56 10 20 35.

Comment puis-je rester informé de l'actualité associative bordelaise ?
Pour suivre l'actualité des initiatives du LABB et de la vie associative à Bordeaux, rendez-vous sur la page Facebook du LABB et dans la rubrique de la Vie associative sur bordeaux.fr.

 

J'organise des activités ou je porte des projets qui m'incitent à former une association avec d'autres personnes. Que dois-je faire pour la créer ? Comment la déclarer ? Comment pourra-t-elle fonctionner ?
› Plus d'informations pour créer une association

La loi de 1901 permet à une association de s'organiser librement par la rédaction de ses statuts. Ces derniers décrivent les règles de fonctionnement, l'admission et l'exclusion des membres, la gouvernance et les pouvoirs des membres chargés de l'administration ou de la direction, les réunions, etc. Vous pouvez décider des statuts qui vont régir votre association, en fonction de votre projet, et de vos objectifs. Vous pouvez choisir d'être administré par un bureau collégial, c'est-à-dire sans fonctions précises mais, dans ce cas, il faut mandater nominativement les personnes pour agir au nom et pour le compte de l'association. Il faut au moins deux personnes pour représenter une association. En somme, votre association n'est pas obligée d'avoir un président, un trésorier et un secrétaire pour être créée. Toute liberté vous est donc laissée, dans les limites des principes généraux du droit et de la jurisprudence, pour organiser vos statuts comme vous l'entendez, à condition qu'il y ait au moins 2 personnes pour représenter votre association.

Il suffit de deux personnes pour créer une association de loi 1901, mais certaines peuvent regrouper des centaines de membres et des millions d'adhérents. Il existe ainsi plusieurs catégories :
- L'association déclarée : la plus courante, permet d'obtenir la personnalité morale
- L'association non déclarée : la loi 1901 permet également de créer des associations non déclarées, qui ne bénéficient toutefois pas de la capacité juridique. Cela concerne des activités restreintes, qui ne nécessitent pas de moyens financiers et sont fondées sur le bénévolat.
- L'association agréée : ce type d'associations reçoit un agrément, par décision ministérielle ou décision d'une autre autorité administrative, pour son domaine d'activité ou son champ d'action, national ou local.
-L'association d'intérêt général : une association peut s'assurer auprès de l'administration fiscale qu'elle a bien cette qualité par la procédure du rescrit fiscal. Un organisme d'intérêt général peut délivrer des reçus fiscaux à ses donateurs et membres afin qu'ils puissent bénéficier d'une réduction d'impôt.
- L'association reconnue d'utilité publique : une association loi 1901 peut être reconnue d'utilité publique, par décret en Conseil d'État. Cette reconnaissance permet à l'association d'accéder à certains avantages. Elle nécessite d'être d'intérêt général, d'avoir une influence et un rayonnement dépassant le cadre local, d'avoir un nombre minimum d'adhérents (à titre indicatif au moins 200), d'avoir un fonctionnement démocratique et organisé en ce sens par ses statuts et une solidité financière tangible (montant minimum de ressources annuelles de 46 000 €, montant de subvention publique inférieur à la moitié du budget et résultats positifs au cours des 3 derniers exercices).

En théorie, une association peut librement choisir son nom.
Sont par exemple acceptés des noms faisant référence à la thématique de l'association telle que sportive, culturelle, etc. ou bien des dénominations au nom d'une personne physique.
Le nom de l'association ne doit pas excéder 250 caractères maximum pour être publié au Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprise (JOAFE).
Néanmoins, certains types de nom ne peuvent pas être donnés :
- Noms protégés : une marque enregistrée auprès de l'institut national de la propriété industrielle ; une appellation ; le nom de famille d'un particulier sans son accord ; un terme correspondant à une qualité ou un titre dont l'usage est réservé à certaines personnes physiques ou morales.
- Nom faisant l'objet d'un droit exclusif :
Lorsqu'il s'agit d'une dénomination originale, l'association ne peut pas utiliser ce nom déjà pris par une personne morale. Le caractère original d'un nom est apprécié par le juge.
- Nom susceptible de créer une confusion avec le nom d'une personne déjà existante :
Le nom choisi par une association ne doit pas porter à confusion avec le nom d'une autre personne physique ou morale (privée ou publique).

Avant même d'embaucher un salarié, l'association doit se déclarer employeur auprès de la direction départementale du travail (Direccte) et du Centre de formalités des entreprises (CFE), adhérer à un organisme de retraite complémentaire, à la médecine du travail, et à un organisme paritaire collecteur agréé. Selon l'activité, il faut choisir une convention collective. C'est l'activité principale de l'association qui détermine laquelle est applicable. Il faut pour cela prendre ne compte l'activité réelle de l'association, le code NACE n'étant qu'un indice.
L'embauche elle-même fait l'objet d'une déclaration préalable en ligne, la Déclaration unique d'embauche qui permet, entre autres, de demander l'immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale, l'affiliation au régime d'assurance chômage, l'adhésion à la médecine du travail et la mise en oeuvre de la visite médicale obligatoire. Il faut en outre déclarer le salarié auprès de l'organisme de retraite complémentaire, de l'organisme paritaire collecteur agréé, de votre assureur pour vérifier sa couverture, créer et tenir à disposition un document unique pour la prévention des risques au sein de l'association. 
Ensuite, en dehors de l'édition de bulletins de paie, il faut remplir les déclarations trimestrielles et le récapitulatif annuel pour l'urssaf et la retraite complémentaire, la déclaration annuelle de votre OPCA et la DADS (déclaration annuelle des données sociales). 
Enfin, tout employeur doit tenir un registre unique du personnel qui en recense les mouvements.
Les emplois aidés : emplois d'avenir et contrat unique d'insertion : travail-emploi.gouv.fr
Le service civique : www.service-civique.gouv.fr
L'emploi partagé : www.le-portail-du-temps-partage.fr

Vous pouvez tout à fait, au sein de votre association, être à la fois dirigeant bénévole et salarié si les statuts de l'association ne s'y opposent pas. Néanmoins, dans le cadre d'un partenariat avec les pouvoirs publics, ces derniers peuvent vous demander de ne pas appliquer ce cumul.
Lorsque le dirigeant est également salarié de l'association, le principe de gestion désintéressée peut être remis en cause. Il ne l'est pas si les conditions suivantes sont remplies : prouver une transparence financière, avoir un fonctionnement démocratique, justifier une rémunération en adéquation avec le travail effectué, plafonner les rémunérations à 9 654 € bruts par mois perçues par un dirigeant en situation de cumul, faire la déclaration auprès du service des impôts quant au cumul des fonctions du dirigeant/salarié.

Vous avez ensuite le choix entre : plafonner les rémunérations individuelles brutes de votre dirigeant au 3/4 du SMIC mensuel brut (c'est principalement le cas des "petites" associations),  ou rémunérer respectivement 1, 2 ou 3 dirigeants à condition d'avoir, au cours des 3 dernières années précédentes, des ressources annuelles propres (hors subventions publiques) respectivement 200.000€, 500.000€ et 1.000.000€. 

L'assemblée générale d'une association Loi de 1901 est préparée en amont par les dirigeants en se référant aux statuts de l'association. Néanmoins, certaines dispositions législatives ou réglementaires obligent la tenue d'une AG : approuver les comptes annuels des associations émettant des obligations et des titres de créance négociables ; décider de solliciter la reconnaissance d'utilité publique ; faire la preuve de la gestion démocratique d'une association ; statuer sur la dévolution des biens d'une association en cas de dissolution volontaire, en l'absence de mentions spécifiques dans les statuts ; certaines associations réglementées.
Les statuts de l'association fixent la composition de l'assemblée et la convocation doit être adressée à tous les membres qui la composent. C'est aussi les dispositions statutaires qui prévoient les formes de convocation et l'organe qui s'en charge. A défaut, tout moyen peut être utilisé. Les questions et projets de résolution débattus soumis au vote doivent en principe faire l'objet de l'ordre du jour.
Il convient de fixer un quorum (nombre minimum de membres présents ou éventuellement représentés pour que l'assemblée puisse délibérer valablement) instauré par les statuts et c'est la majorité, dont les règles sont définies par les statuts, qui détermine les conditions pour l'adoption des décisions. Lorsqu'aucune disposition n'est prévue au sein des statuts, il peut être considéré que chaque membre dispose d'une voix.

Habituellement, vos instances se réunissent en présentiel. Les textes des statuts sont rédigés dans cet esprit de réunion physique. Mais aujourd'hui il est possible, avec les nouvelles techniques de communications électroniques, de se réunir de façon dématérialisée. On parle alors d'assemblées générales en ligne (avec consultation écrite), de votes à distance (votes électroniques), de visioconférences ou encore de procédés de signature électronique. 

Chaque année, la période entre les mois d'avril et de juin est un moment riche dans le fonctionnement et la vie statutaire des associations.

C'est la période où :

• Les organes d'administration de l'association procèdent à l'arrêté des comptes à soumettre au vote des assemblées générales,
• Les dirigeants de la structure présentent en assemblée générale leur rapport de gestion et d'activité de l'association,
• Ils remettent le cas échéant leur mandat en jeu dans le cadre des élections,

Si vous souhaitez faire délibérer vos instances statutaires de façon dématérialisée et que ce n'est pas prévu par vos statuts, alors vous entrez dans le champ des mesures exceptionnelles des ordonnances du 25 mars 2020. Les délibérations seront valables car la loi rend inopérantes les dispositions des statuts.
 
Le Gouvernement a adopté le 25 mars 2020, deux ordonnances sur ces sujets qui donnent des règles temporaires soit :
La Loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19 a prévu dans son article 11 la possibilité pour le Gouvernement de prendre des mesures par ordonnance.
Ainsi, l'Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020  rend régulière la tenue des conseils d'administration et assemblées générales à distance sous réserve des moyens techniques utilisés.
L'Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 laisse un délai de 3 mois supplémentaires soit jusqu'au 30 septembre 2020 pour réaliser les obligations relatives à l'établissement et l'approbation des comptes.

L'application de l'ordonnance n° 2020-321 et du décret n° 2020-418, qui devait initialement prendre fin le 31 juillet 2020, a été prolongée jusqu'au 30 novembre 2020 par le décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020 prorogeant la durée d'application de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020.  

Au regard du contexte actuel, l'ensemble des délais pour approuver les comptes, le rapport financier ou convoquer l'Assemblée Générale pour approuver ces documents sont prorogés jusqu'au 30 novembre.

Cette disposition est détaillée dans l'ordonnance portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes.
Cette mesure est applicable si ces délais étaient préalablement imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d'une association.
Elle ne s'applique pas si le commissaire aux comptes avait d'ores et déjà émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 car l'ensemble de la procédure était en oeuvre pour approuver les comptes.

Pour plus d'informations sur associations.gouv.fr. Les subventions aux associations en cas de crise : une circulaire pour clarifier

Vous pouvez recevoir plusieurs subventions de différents collectivités en fonction du ou des projet(s) mené(s). Il est possible, par exemple, de percevoir une subvention de la part de votre Ville, du Département, de la Région de manière simultanée.

Un appel à projets exprime le souhait d'une structure publique ou privée d'apporter son soutien à des projets relevant d'un secteur spécifique ou agissant auprès d'un public précis, dans le but de répondre à un besoin. Le soutien proposé peut être financier, matériel ou technique. L'appel à projets a toujours une date limite de dépôt des dossiers et des critères de sélection, réunis dans un cahier des charges.
1 - S'adapter à la structure qui organise l'appel à projets ou le concours
Les structures qui proposent un financement ont généralement des centres d'intérêt bien précis. Il faut donc adapter sa candidature pour maximiser ses chances. Il est nécessaire de bien se renseigner sur la structure qui lance le concours ou l'appel à projet afin d'identifier ses objectifs  et tenter d'y répondre au mieux.
2 - Présenter l'intérêt global de votre projet 
Il est indispensable de montrer que l'on connait bien le besoin auquel répond son projet et le marché sur lequel il se positionne. En fonction de l'avancée de votre projet, n'hésitez pas à faire une mini étude de marché pour montrer que ces besoins sont existants, "que cette étude et vos expériences précédentes vous apportent une bonne connaissance du secteur" et que votre réponse à ceux-ci est cohérente. 
Vous pouvez par exemple appeler le financeur pour lui présenter rapidement  le projet et savoir s'il correspond bien à l'appel lancé, lui demander des conseils  par rapport à la présentation du dossier, aux documents administratifs à envoyer, et pour des questions divers et variées (est-il possible d'insérer des annexes, quelle est la date de la commission qui décidera, y aura-t-il un entretien oral, le délai d'attente avant la réponse, etc.).
Prendre contact avec le financeur permet non seulement d'obtenir ce type de renseignements, mais aussi de vous faire connaître et de montrer l'intérêt que vous portez au projet et à l'appel.

Les subventions représentent des contributions financières accordées par une personne publique à une personne privée qui, sans être la rémunération d'un service directement rendu, sont nécessaires à la conduite d'une opération présentant un caractère d'intérêt général. La décision de l'octroi d'une subvention est toujours à la discrétion du financeur. Et ce n'est pas parce qu'une subvention a été obtenue une année qu'elle donne droit à un renouvellement chaque année. Par ailleurs, il faut noter que les collectivités subventionnent de moins en moins sur le fonctionnement mais davantage sur le(s) projet(s).

Il existe plusieurs subventions :Les subventions publiques, ce sont celles délivrées par l'Etat et services déconcentrés, les établissements publics, les services d'état, les collectivités, locales et territoriales, etc.
et les Subventions privées, celles allouées par les fondations.Sachant que dans les subventions, on parle de subventions directes (monétaires), mais aussi indirectes comme la mise à disposition de matériel, de personnel, etc.
Pour recevoir des subventions publiques il faut : avoir un an d'existence, être d'utilité sociale/d'intérêt général, et c'est fonction des activités de l'association, du public ciblé et du territoire visé
Deux possibilités pour en recevoir : la sollicitation directe (on dépose un dossier de demande), ou la réponse à un appel à projet.

La Ville de Bordeaux vous accompagne et met à disposition des outils de communication pour valoriser toutes les énergies associatives ! Plus d'infos

Votre association est en sommeil et vous travaillez à la reprise. Votre association est active, dans le respect des gestes barrières,  et vous recherchez des bénévoles. Vous souhaitez partager vos actions et vos projets. Vous voulez venir en aide et apporter votre soutien durant cette période particulière.

• Les réseaux sociaux
  L'actualité de votre association peut être relayée sur les murs ouverts des pages Facebook Bordeaux ma Ville, LABB, Bordeaux culture, mais aussi sur le compte Twitter de la Ville de Bordeaux.
• La plateforme jeparticipe.bordeaux.fr
  La plateforme www.jeparticipe.bordeaux.fr vous permet de recruter de nouveaux bénévoles, de mettre à disposition du matériel ou de partager des locaux.
• Bordeaux assos, l'annuaire numérique et géolocalisé des associations bordelaises
  Outil numérique permettant de mettre en valeur les activités des associations et en direction du grand public, l'annuaire Bordeaux Assos répertorie toutes les activités de plus de 900 associations bordelaises. Connectez-vous sur www.assos.bordeaux.fr pour trouver une activité, une aide ou y inscrire votre association.

Le ministère du Travail publie un protocole national de déconfinement pour aider et accompagner les entreprises et les associations, quelles que soient leur taille, leur activité et leur situation géographique, à reprendre leur activité tout en assurant la protection de la santé de leurs salariés grâce à des règles universelles.
Ce protocole précise la doctrine générale de protection collective que les employeurs du secteur privé doivent mettre en place. Il vient en complément des 48 guides métiers déjà disponibles sur le site du ministère du Travail et élaborés en partenariat avec les fédérations professionnelles et les partenaires sociaux. De nouveaux guides seront par ailleurs publiés, à la demande des partenaires sociaux, dans les jours qui viennent.
Le CNEA et le SYNOFDES proposent un guide pour vous amener à vous poser les bonnes questions et pour vous présenter des mesures qui peuvent être mises en place dans cette sortie progressive de crise et cela dans les meilleures conditions :
Un outil à votre disposition avec des exemples de mesures déjà mises en place ou envisagées par les entreprises de nos secteurs.
› Plus d'information sur le site de la CRESS (Chambre Régionale de l'Economie Sociale et Solidaire Nouvelle Aquitaine)

J'ai une question qui ne figure pas dans cette liste : qui dois-je contacter ? Vous pouvez contacter le service Vie associative au 05 56 10 34 07 ou envoyer un message à labb@mairie-bordeaux.fr