Crise sanitaire - Vie associative

Vie associative - Vos questions
Publié le 24 avril 2020
Mis à jour le vendredi 3 juillet 2020

Vos questions, les réponses des services de la Ville
Restons en lien
  • Accueil, écoute, et information
    Notre service et des experts du monde associatif restent à votre écoute, vous informent et vous orientent au 05 56 10 34 07 ou en envoyant un mail à labb@mairie-bordeaux.fr.
    En fonction de votre besoin, vous pourrez être orienté vers la permanence gratuite assurée par le Réseau Régional des Maisons des Associations.
Des ressources pour mon association
Comment puis-je rester informé de l'actualité associative bordelaise ?
Pour suivre l'actualité des initiatives du LABB et de la vie associative à Bordeaux, rendez-vous sur la page Facebook du LABB et dans la rubrique de la Vie assoiative sur bordeaux.fr.

Le Service de la Vie Associative est-il fermé au public associatif durant les travaux effectués à l'athénée Joseph Wresinski ?
Bonne nouvelle ! Le service de la Vie Associative accueille à nouveau du public, dans le respect des consignes sanitaires et s'installe au Marché des Douves. En effet, l'Athénée J.Wresinski est en travaux depuis le 29 juin et pour tout l'été. Vous pouvez retrouver le Service de la Vie associative du lundi au vendredi de 9h à 17h30 au 4 bis rue des Douves dans le quartier St-Michel. Contacts : labb@mairie-bordeaux.fr/ 05 56 10 34 07. Réservations de salles municipales : res.salles@mairie-bordeaux.fr/ 05 56 10 20 35.

Les LABB, lieux ressources des associations ont ils rouverts ?
Nous ne pouvons malheureusement pas, à ce jour, vous indiquer les dates et modalités d'organisation pratique de réouverture des LABB.

Peut on réserver une salle municipale actuellement ?
Depuis le 29 juin, certaines salles municipales sont à nouveau disponibles à la réservation des associations, avec des jauges modifiées pour respecter la distanciation sociale :
  • Saint Augustin/ 105 personnes maximum : du lundi au vendredi de 12h-21h
  • Chartreuse de Caudéran/ 65 personnes maximum : du lundi au vendredi de 12h-21h
  • Son Tay/ 150 personnes maximum : du lundi au vendredi de 12h-21h
  • Quintin Loucheur/ 100 personnes maximum : le samedi de 9h-20h
Ces salles sont ouvertes jusqu'au 19 juillet date de fermeture estivale.
 Formulaire de demande de réservation d'une salle municipale

Comment organiser un retour progressif d'activité de mon association par un plan de déconfinement ?
Le ministère du Travail publie un protocole national de déconfinement pour aider et accompagner les entreprises et les associations, quelles que soient leur taille, leur activité et leur situation géographique, à reprendre leur activité tout en assurant la protection de la santé de leurs salariés grâce à des règles universelles.
Ce protocole précise la doctrine générale de protection collective que les employeurs du secteur privé doivent mettre en place. Il vient en complément des 48 guides métiers déjà disponibles sur le site du ministère du Travail et élaborés en partenariat avec les fédérations professionnelles et les partenaires sociaux. De nouveaux guides seront par ailleurs publiés, à la demande des partenaires sociaux, dans les jours qui viennent.
Le CNEA et le SYNOFDES proposent un guide pour vous amener à vous poser les bonnes questions et pour vous présenter des mesures qui peuvent être mises en place dans cette sortie progressive de crise et cela dans les meilleures conditions :
Un outil à votre disposition avec des exemples de mesures déjà mises en place ou envisagées par les entreprises de nos secteurs.
Plus d'information sur le site de la CRESS (Chambre Régionale de l'Economie Sociale et Solidaire Nouvelle Aquitaine) http:www.cress-na.orgla-reprise-dactivite-apres-le-confinement
Des outils de communication
Quels sont les outils de communication que la Ville peut mettre au service de mon association durant cette période?
La Ville de Bordeaux vous accompagne et met à disposition des outils de communication pour valoriser toutes les énergies associatives ! Plus d'infos

Votre association est en sommeil et vous travaillez à la reprise. Votre association est active, dans le respect des gestes barrières,  et vous recherchez des bénévoles. Vous souhaitez partager vos actions et vos projets. Vous voulez venir en aide et apporter votre soutien durant cette période particulière.
  • Les réseaux sociaux
    L'actualité de votre association peut être relayée sur les murs ouverts des pages Facebook Bordeaux ma Ville, LABB, Bordeaux culture, mais aussi sur le compte twitter @bordeaux.
  • La plateforme jeparticipe.bordeaux.fr
    Un onglet "spécial entraide COVID-19" est en ligne depuis le 14 mars et propose en 2 clics de mettre en relation des offres de services et des besoins exprimés par nos concitoyens.
    La plateforme www.jeparticipe.bordeaux.fr continue de fonctionner pour vous permettre de recruter de nouveaux bénévoles, de mettre à disposition du matériel ou de partager des locaux
  • Bordeaux assos, l'annuaire numérique et géolocalisé des associations bordelaises
    Outil numérique permettant de mettre en valeur les activités des associations et en direction du grand public, l'annuaire Bordeaux Assos répertorie toutes les activités de plus de 900 associations bordelaises. Connectez-vous sur www.assos.bordeaux.fr pour trouver une activité, une aide ou y inscrire votre association.
Covid 19 : gestion de mon association
Comment tenir le Conseil d'administration et l'Assemblée générale de mon association ?
  Habituellement, vos instances se réunissent en présentiel. Les textes des statuts sont rédigés dans cet esprit de réunion physique. Mais aujourd'hui il est possible, avec les nouvelles techniques de communications électroniques, de se réunir de façon dématérialisée. On parle alors d'assemblées générales en ligne (avec consultation écrite), de votes à distance (votes électroniques), de visioconférences ou encore de procédés de signature électronique. 

Chaque année, la période entre les mois d'avril et de juin est un moment riche dans le fonctionnement et la vie statutaire des associations.

C'est la période où :
  • Les organes d'administration de l'association procèdent à l'arrêté des comptes à soumettre au vote des assemblées générales,
  • Les dirigeants de la structure présentent en assemblée générale leur rapport de gestion et d'activité de l'association,
  • Ils remettent le cas échéant leur mandat en jeu dans le cadre des élections,
Des projets importants doivent être soumis à approbation…
Oui mais… cette année, cette période si importante dans la vie statutaire de votre association ne pourra pas se dérouler comme d'habitude !

Certains s'interrogent notamment sur la possibilité de pouvoir réunir leur AG avant le 30 juin 2020, dans le contexte de la crise sanitaire actuelle.
Si vous souhaitez faire délibérer vos instances statutaires de façon dématérialisée et que ce n'est pas prévu par vos statuts, alors vous entrez dans le champ des mesures exceptionnelles des ordonnances du 25 mars 2020. Les délibérations seront valables car la loi rend inopérantes les dispositions des statuts.
 
Le Gouvernement a adopté le 25 mars 2020, deux ordonnances sur ces sujets qui donnent des règles temporaires soit :
La Loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19 a prévu dans son article 11 la possibilité pour le Gouvernement de prendre des mesures par ordonnance.
Ainsi, l'Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020  (*) rend régulière la tenue des conseils d'administration et assemblées générales à distance sous réserve des moyens techniques utilisés.
L'Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 (**) laisse un délai de 3 mois supplémentaires soit jusqu'au 30 septembre 2020 pour réaliser les obligations relatives à l'établissement et l'approbation des comptes.

Comment garder le lien avec les membres de mon association ?
Pour poursuivre l'action de votre association et maintenir le lien entre vos membres, une adaptation et une évolution de vos pratiques sont devenues nécessaires. Outre les e-mails, le numérique offre aujourd'hui différents outils qui permettent cette continuité :
  • Organiser une conférence téléphonique
    La conférence téléphonique permet d'appeler plusieurs personnes en même temps. Les participants appellent un numéro de téléphone prédéterminé qui les intègre à l'appel. Un code peut parfois être demandé, l'organisateur de la conférence téléphonique devra alors le transmettre en amont aux participants. Pour organiser une conférence téléphonique, il existe plusieurs outils dont certains sont gratuits : Confecall, Powownow, OVH…
  • Organiser une vidéo conférence
    La vidéo conférence permet de voir et d'échanger avec son équipe via un ordinateur, ce qui suppose une bonne connexion Internet ainsi qu'une caméra et un micro. Les logiciels de vidéo conférence proposent plusieurs fonctionnalités comme le partage de son écran, ou « lever la main » qui peut être utile pour assurer le fonctionnement démocratique de votre association. Il existe plusieurs outils pour organiser une vidéo conférence comme Teams, Zoom, Skype, WhatsApp…
  • Travailler sur une plate-forme collaborative
    Une plate-forme collaborative est un espace de travail virtuel qui concentre des documents et fichiers partagés qui peuvent être lus et modifiés par plusieurs personnes. Cet outil optimise les échanges et le travail en équipe, et ce même à distance. Quelques exemples de plateformes collaboratives : Google Drive, Slack, Acollab…. 

Mon association est employeuse, quels dispositifs sont mis à disposition ?
La situation que nous vivons actuellement a contraint les associations employeuses à cesser totalement ou en partie leur activité. Lorsque le télétravail est impossible, les mesures exceptionnelles du Gouvernement permettent aux associations employeuses, au même titre qu'aux entreprises, de maintenir l'emploi par le biais du chômage partiel et son système d'indemnisation.
Le dispositif du chômage partiel est régi par l'article L 5122-1 du code du travail. Pour en bénéficier, l'association devra faire une demande en ligne auprès de la Direccte de sa région. Pour contacter la Direccte de la Nouvelle Aquitaine : na.gestion-crise@direccte.gouv.fr / 05 56 99 96 50

Pour plus d'informations sur la mise en oeuvre du chômage partiel, vous pouvez consulter le site du Ministère du Travail.
Découvrez aussi les autres mesures qui s'appliquent aux associations employeuses.


Comment faire un don aux associations qui oeuvrent auprès des personnes les plus vulnérables ?
La Ville de Bordeaux a lancé une collecte pour aider les Bordelais les plus fragiles. Vos dons collectés sur le Fonds d'urgence COVID Bordeaux KissKissBankBank seront versés à des associations pour financer des aides de première nécessité (alimentation et hygiène).

En parallèle,  la Ville accompagne l'initiative de Bordeaux Mécènes Solidaires, "Soutiens aux associations locales face au Covid-19" via helloasso

La plateforme jeparticipe.bordeaux.fr propose également un espace « le coin du partage » vous permettant de faire un don de matériel, de mettre à disposition vos locaux…
Déposez ici vos demandes et offres auprès des habitants et associations bordelaises ou collectifs.
Financement
Mon association est en difficulté financière peut-elle bénéficier d'une aide exceptionnelle ?
La Ville de Bordeaux dégage un Fonds de soutien exceptionnel aux associations, doté de 1 million d'euros, qui s'adresse en priorité aux associations partenaires de la Ville qui seront fortement impactées par la crise sanitaire du Covid-19. Plus d'infos sur bordeaux.fr

Autres soutiens possibles :
Quelles mesures ont été prises par l'Etat pour soutenir mon association ?
Plus d'information sur associations.gouv.fr
L'une des conséquences majeures de la crise du Covid-19 est la cessation d'activité d'un grand nombre d'associations contraintes de reporter leurs projets. En ce sens, le Gouvernement a mis en place un dispositif d'aides aux associations :
  • Report du dépôt des comptes rendus financiers 2019 pour le FDVA au 14 septembre 2020 à 23h59 ;
  • Le maintien du soutien des associations bénéficiaires des postes FONJEP pendant la crise du COVID-19 ;
  • Report de la clôture de l'appel à projets JEP au 2 juin 2020. Plus d'informations sur les autres subventions et partenariats ici.
     
Mon association peut-elle déposer un dossier de demande de subvention auprès de la Ville ?
En raison de l'épidémie de covid-19, de nombreuses associations ont dû cesser temporairement leurs activités ou reporter des projets et actions, dont certains sont subventionnés par l'Etat, les collectivités territoriales ou d'autres acteurs publics.
Ce 6 mai 2020, le Premier ministre a pris une circulaire pour rappeler les règles applicables à toutes les autorités administratives et définir les règles de bonnes pratiques de gestion des subventions pour l'Etat et ses établissements publics.

Au regard du contexte, l'ensemble des délais pour approuver les comptes, le rapport financier ou convoquer l'Assemblée Générale pour approuver ces documents sont prorogés de 3 mois.
Cette disposition est détaillée dans l'ordonnance portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes.
Cette mesure est applicable si ces délais étaient préalablement imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d'une association.
Elle ne s'applique pas si le commissaire aux comptes avait d'ores et déjà émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 car l'ensemble de la procédure était en oeuvre pour approuver les comptes.

Pour plus d'informations sur associations.gouv.fr. Les subventions aux associations en cas de crise : une circulaire pour clarifier

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Vous pouvez contacter le service Vie associative au 05 56 10 34 07 ou envoyer un message à labb@mairie-bordeaux.fr
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